Anwendungsfälle
Neun Anwendungsfälle
Wenn Sie einen davon wiedererkennen, lohnt das Gespräch. Zu jedem steht, woran Sie den Nutzen selbst nachrechnen können und was wir dafür bauen.
Ablaufdokumentation
Der Einzige, der es weiß, geht in vier Wochen
Vieles steht nirgends: welche Maschine welche Eigenart hat, welcher Kunde was verträgt, in welcher Reihenfolge man es machen muss. Solange die Person da ist, fällt das nicht auf.
Woran Sie es messen: wie lange es dauern würde, diese Person zu ersetzen.
So starten Sie: sie bitten, eine Woche lang jeden Handgriff mitzuschreiben, den nur sie kennt.
Was wir dafür bauen: eine gepflegte Ablaufdokumentation und einen Ablauf, der ohne diese Person läuft.
Nachfass-Agent
Kein Angebot versandet
Das Angebot geht raus, dann kommt der nächste Tag. Nachfassen ist Arbeit, die niemandem zugeteilt ist, und deshalb liegt sie liegen, bis das Angebot zu alt ist, um noch nachzufragen.
Woran Sie es messen: wie viele Angebote im letzten Quartal ohne jede Reaktion blieben.
So starten Sie: die zehn letzten Angebote ziehen und daneben schreiben, wann jemand zuletzt nachgefragt hat.
Was wir dafür bauen: einen E-Mail- und Nachfass-Agenten, der offene Angebote erkennt, erinnert und den Stand meldet.
Montagsbericht
Montags wissen, was letzte Woche passiert ist
Die Zahlen liegen in vier Programmen und einer Tabelle, und jemand baut daraus jeden Montag ein Blatt. Bis das Blatt fertig ist, ist die Woche angefangen.
Woran Sie es messen: wie viele Stunden im Monat jemand mit Zusammentragen verbringt.
So starten Sie: fragen, wer den Wochenbericht baut und aus wie vielen Systemen.
Was wir dafür bauen: einen Montagsbericht, der die Zahlen aus Ihren Systemen zusammenzieht und im Postfach liegt, bevor der Tag beginnt.
Fristenwächter
Prüf- und Wartungsfristen, die niemand im Kopf hat
Prüfungen, Wartungen, Zertifikate, Nachweise: Termine, die weit auseinanderliegen und genau deshalb vergessen werden. Meist weiß eine Person, wann was fällig ist.
Woran Sie es messen: ob die Fristen heute in einer Datei stehen oder in einem Kopf.
So starten Sie: alle Prüfungen mit Fälligkeit listen. Wo Sie nachfragen müssen, fehlt die Liste.
Was wir dafür bauen: einen Fristenwächter, der Termine aus Verträgen und Prüfprotokollen zieht und rechtzeitig erinnert.
Bewerber-Aufbereitung
Bewerber in 24 Stunden
Wer sich bewirbt, bewirbt sich woanders auch. Wer nach zwei Wochen antwortet, redet mit denen, die sonst niemand genommen hat. Vorsortieren und ein Terminvorschlag gehen sofort. Die Bewertung bleibt bei Ihnen, jede Rückmeldung geben Sie frei.
Woran Sie es messen: wie viele Tage zwischen Eingang und erster Rückmeldung liegen.
So starten Sie: bei den letzten fünf Bewerbungen die Tage zählen.
Was wir dafür bauen: eine Bewerbungsaufbereitung mit Terminvorschlag, die jede Bewerbung innerhalb eines Tages beantwortet.
Rechnungsabgleich
Zahlt Ihr Betrieb, was bestellt wurde?
Eingangsrechnung, Bestellung, Lieferschein: drei Papiere, die zusammenpassen müssen, und meist niemand, der sie alle drei nebeneinander legt. Abweichungen fallen auf, wenn jemand genau hinsieht, und sonst nicht.
Woran Sie es messen: wie oft im letzten Jahr eine Preisabweichung aufgefallen ist, und wie oft wohl nicht.
So starten Sie: zehn Eingangsrechnungen vom letzten Monat nehmen und die Bestellung daneben legen.
Was wir dafür bauen: einen Rechnungseingang, der Rechnungen mit Bestellungen abgleicht und Abweichungen zur Freigabe vorlegt.
Wiederanlauf
Ihr Server steht am Dienstagmorgen
Der Server steht. Ihre Leute sitzen da. Jetzt zählt eine einzige Zahl: wie lange, bis wieder gearbeitet wird. Die kennen die wenigsten Betriebe, weil sie es nie ausprobiert haben. Wir probieren es aus, in einer Testumgebung, und schreiben auf, wie lange es gedauert hat.
Woran Sie es messen: wie viele Stunden Ihr Betrieb stillstünde, mal Ihrem Tagesumsatz.
So starten Sie: fragen, wann zuletzt eine Sicherung zurückgespielt wurde und wie lange das gedauert hat.
Was wir dafür bauen: einen geprüften Wiederanlauf: Notfall-Architektur, Wiederherstellungstest in einer Testumgebung und ein Notfallhandbuch mit gemessener Zeit.
Verfahrensdokumentation
Der Prüfer fragt, wie ein Beleg bei Ihnen entsteht
Er will es nicht erklärt bekommen, er will es lesen. Fehlt die Verfahrensdokumentation und lässt sich Ihre Buchführung deshalb nicht mehr nachvollziehen, verliert sie ihre Beweiskraft, und das Finanzamt darf schätzen. Wir schreiben sie so, dass ein sachverständiger Dritter sie versteht.
Woran Sie es messen: fragen Sie Ihren Steuerberater, ob er sie kennt.
So starten Sie: nachsehen, ob es bei Ihnen eine Verfahrensdokumentation gibt und wann sie zuletzt geändert wurde.
Was wir dafür bauen: eine Verfahrensdokumentation nach GoBD, geschrieben so, dass ein sachverständiger Dritter sie versteht, zum Festpreis.
E-Rechnung
E-Rechnung, bevor der Stichtag zubeißt
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle, die 2026 über 800.000 Euro Umsatz machen, E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt es für alle im B2B. Wir prüfen, was Ihre Systeme heute können, und schließen die Lücke vor dem Stichtag.
Woran Sie es messen: Ihr Umsatz 2026. Danach wissen Sie, ob Sie noch wenige Monate oder noch ein Jahr haben.
So starten Sie: im Rechnungsprogramm nachsehen, ob es E-Rechnungen ausstellen und empfangen kann.
Was wir dafür bauen: eine Bestandsaufnahme, was Ihre Systeme heute können, und den Anschluss der Lücke vor dem Stichtag.
Hinweis Personal: Ab 2. Dezember 2027 gelten Systeme zur Bewerbersichtung nach Anhang III der KI-Verordnung (geändert durch VO (EU) 2026/1744) als Hochrisiko-Systeme. Wir bauen Vorsortierung und Terminvorschlag mit Freigabe, keine automatische Bewertung.
Ihr Fall ist nicht dabei?
Dann ist er wahrscheinlich trotzdem möglich. Dreißig Minuten Gespräch, danach sagen wir Ihnen, was bei Ihnen geht und was es einspart. Kostenlos und ohne Verpflichtung.
Eine halbe Stunde reicht, um zu sehen, ob sich das bei Ihnen rechnet.
Am einfachsten online: Sie wählen einen Termin, wir schicken den Link für ein Online-Meeting, mit dem Werkzeug, das bei Ihnen im Haus läuft. Wenn Ihnen ein Anruf lieber ist, geht das genauso. Sie erreichen direkt Ihren Ansprechpartner, Antwort innerhalb eines Werktags.