Diamond Orca
Wir automatisieren Ihre Business Prozesse durch KI und Agenten.
Abtippen, nachfragen, Fristen suchen: Was heute von Hand läuft, bauen wir so um, dass es von allein läuft. Der erste Ablauf steht nach Wochen, nicht nach Monaten. Was sich heute automatisieren lässt, unterschätzen die meisten, genau da setzen wir an: Wir sehen uns Ihre Abläufe an und bauen für Ihren Betrieb, nicht von der Stange.
Leistungsportfolio
Beratung, Implementierung und Schulung, aus einer Hand.
01Beratung
Bestandsaufnahme
Wir gehen Ihre Abläufe mit Ihnen durch: wer tippt was ab, wer fragt wem nach, wo liegen Zettel, wo wartet jemand auf eine Antwort. Am Ende bekommen Sie eine Liste mit Stunden und Kosten daneben. Dann entscheiden Sie, ob überhaupt etwas gebaut wird.
02Implementierung
Bauen und betreiben
Wir bauen den ersten Ablauf so, dass er in Ihre bestehenden Programme greift, und lassen ihn zwei Wochen mitlaufen, während Ihre Leute weiter wie bisher arbeiten. Danach übernimmt er und legt jeden Vorgang zur Freigabe vor, bis Sie ihn für Routinefälle durchlassen. Technisch dahinter stehen KI-Modelle und Agenten, die wir für Ihren Betrieb einrichten und betreiben.
03Schulung
Ihre Leute mitnehmen
Ein Halbtag mit den Menschen, die täglich damit arbeiten: was das System tut, was es nicht tut, woran man einen falschen Vorschlag erkennt und wie man ihn ablehnt. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung von Betreibern, dass sie die Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern. Der Halbtag deckt das ab und wird protokolliert.
Womit Betriebe heute ihre Zeit verbringen
Keine Schätzungen von uns, sondern veröffentlichte Zahlen. Die Quelle steht unter jeder.
310 Stunden
im Monat wenden größere Mittelständler ab 50 Beschäftigten im Durchschnitt für gesetzliche Vorgaben auf. Rund ein Viertel erledigen externe Dienstleister, der Rest bindet eigene Leute: mehr als eine Vollzeitstelle.
Quelle: KfW Research, Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025, KfW-Mittelstandspanel, 9.556 Unternehmen, Datenjahr 2023
Ein Tag und mehr
pro Woche geht bei jedem zweiten Beschäftigten für Berichts- und Dokumentationspflichten drauf. Führungskräfte geben dafür rund 30 Prozent ihrer Arbeitszeit an.
Quelle: IW-Kurzbericht 94/2025, 18.11.2025, rund 5.000 Beschäftigte
64 / 57 / 49 %
haben keinen oder nur einen eingeschränkten Überblick über ihre Verträge, verpassen regelmäßig Fristen, arbeiten dafür mit Excel.
Quelle: techconsult im Auftrag von Ceyoniq, 09/2025, 221 Unternehmen mit je über 100 Verträgen
Welche dieser Stunden bei Ihnen zurückkommen, klärt die Bestandsaufnahme.
„Wir sind im Büro mit acht Leuten. Meine Eltern haben das in den 90er Jahren zu zweit gemacht."
„Ich bin Unternehmer und kein Verwalter. Ich will Dinge voranbringen."
Warum wir
Über zehn Jahre in IT und Beratung.
Wir kommen aus der IT-Leitung und aus der Beratung, unter anderem in Logistik und Onlinehandel. Wir kennen den Alltag, den wir automatisieren, von innen.
Nur, was sich rechnet.
Vor dem ersten Schritt bekommen Sie eine Liste Ihrer Abläufe mit Stunden und Kosten daneben. Was sich nicht rechnet, schlagen wir nicht vor, und die Ersparnis rechnen wir nach, statt sie zu behaupten. Ein Nein an dieser Stelle ist ein normales Ergebnis.
Gebaut für Ihren Betrieb, nicht von der Stange.
Jeder Betrieb hat andere Engstellen, und die wenigsten Geschäftsführer haben im Kopf, was sich heute automatisieren lässt. Wir sehen uns an, wie bei Ihnen gearbeitet wird, sagen Ihnen, was davon geht, und bauen dann genau das. Kein fertiges Produkt, das irgendwie passen muss.
Sechs Anwendungsfälle
Wenn Sie eine davon wiedererkennen, lohnt das Gespräch. Der Startschritt ist jeweils ein Blick in Ihre eigenen Zahlen, eine halbe Stunde, ohne uns.
Ablaufdokumentation
Der Einzige, der es weiß, geht in vier Wochen
Vieles steht nirgends: welche Maschine welche Eigenart hat, welcher Kunde was verträgt, in welcher Reihenfolge man es machen muss. Solange die Person da ist, fällt das nicht auf.
Woran Sie es messen: wie lange es dauern würde, diese Person zu ersetzen.
So starten Sie: sie bitten, eine Woche lang jeden Handgriff mitzuschreiben, den nur sie kennt.
Was wir dafür bauen: eine gepflegte Ablaufdokumentation und einen Ablauf, der ohne diese Person läuft.
Nachfass-Agent
Kein Angebot versandet
Das Angebot geht raus, dann kommt der nächste Tag. Nachfassen ist Arbeit, die niemandem zugeteilt ist, und deshalb liegt sie liegen, bis das Angebot zu alt ist, um noch nachzufragen.
Woran Sie es messen: wie viele Angebote im letzten Quartal ohne jede Reaktion blieben.
So starten Sie: die zehn letzten Angebote ziehen und daneben schreiben, wann jemand zuletzt nachgefragt hat.
Was wir dafür bauen: einen E-Mail- und Nachfass-Agenten, der offene Angebote erkennt, erinnert und den Stand meldet.
Montagsbericht
Montags wissen, was letzte Woche passiert ist
Die Zahlen liegen in vier Programmen und einer Tabelle, und jemand baut daraus jeden Montag ein Blatt. Bis das Blatt fertig ist, ist die Woche angefangen.
Woran Sie es messen: wie viele Stunden im Monat jemand mit Zusammentragen verbringt.
So starten Sie: fragen, wer den Wochenbericht baut und aus wie vielen Systemen.
Was wir dafür bauen: einen Montagsbericht, der die Zahlen aus Ihren Systemen zusammenzieht und im Postfach liegt, bevor der Tag beginnt.
Fristenwächter
Prüf- und Wartungsfristen, die niemand im Kopf hat
Prüfungen, Wartungen, Zertifikate, Nachweise: Termine, die weit auseinanderliegen und genau deshalb vergessen werden. Meist weiß eine Person, wann was fällig ist.
Woran Sie es messen: ob die Fristen heute in einer Datei stehen oder in einem Kopf.
So starten Sie: alle Prüfungen mit Fälligkeit listen. Wo Sie nachfragen müssen, fehlt die Liste.
Was wir dafür bauen: einen Fristenwächter, der Termine aus Verträgen und Prüfprotokollen zieht und rechtzeitig erinnert.
Bewerber-Aufbereitung
Bewerber in 24 Stunden
Wer sich bewirbt, bewirbt sich woanders auch. Wer nach zwei Wochen antwortet, redet mit denen, die sonst niemand genommen hat. Vorsortieren und ein Terminvorschlag gehen sofort. Die Bewertung bleibt bei Ihnen, jede Rückmeldung geben Sie frei.
Woran Sie es messen: wie viele Tage zwischen Eingang und erster Rückmeldung liegen.
So starten Sie: bei den letzten fünf Bewerbungen die Tage zählen.
Was wir dafür bauen: eine Bewerbungsaufbereitung mit Terminvorschlag, die jede Bewerbung innerhalb eines Tages beantwortet.
Rechnungsabgleich
Zahlt Ihr Betrieb, was bestellt wurde?
Eingangsrechnung, Bestellung, Lieferschein: drei Papiere, die zusammenpassen müssen, und meist niemand, der sie alle drei nebeneinander legt. Abweichungen fallen auf, wenn jemand genau hinsieht, und sonst nicht.
Woran Sie es messen: wie oft im letzten Jahr eine Preisabweichung aufgefallen ist, und wie oft wohl nicht.
So starten Sie: zehn Eingangsrechnungen vom letzten Monat nehmen und die Bestellung daneben legen.
Was wir dafür bauen: einen Rechnungseingang, der Rechnungen mit Bestellungen abgleicht und Abweichungen zur Freigabe vorlegt.
Hinweis Personal: Ab 2. Dezember 2027 gelten Systeme zur Bewerbersichtung nach Anhang III der KI-Verordnung (geändert durch VO (EU) 2026/1744) als Hochrisiko-Systeme. Wir bauen Vorsortierung und Terminvorschlag mit Freigabe, keine automatische Bewertung.
Vorgehen
Phase 1 · zwei Wochen
Bestandsaufnahme
Was ist da, was frisst Zeit, was kostet das im Jahr, mit Zahlen daneben. Danach entscheiden Sie, ob es weitergeht. Ein Nein an dieser Stelle ist ein normales Ergebnis.
Am Ende haben Sie: eine Liste Ihrer Abläufe mit Stunden, Risiko und Reihenfolge, in der sich Automatisieren lohnt.
Phase 2 · Wochen, nicht Monate
Umsetzung mit Freigabe
Wir bauen, testen mit Ihren echten Fällen und protokollieren jeden Schritt. Der erste Ablauf läuft nach Wochen, nicht nach Monaten, und legt Ihnen jeden Vorgang vor, bis Sie entscheiden, was ohne Rückfrage durchlaufen darf.
Am Ende haben Sie: einen laufenden Ablauf, den Sie vor dem Start selbst abgenommen haben, samt Dokumentation.
Phase 3 · laufend
Betrieb und Bericht
Wir überwachen den Betrieb und schicken einmal im Monat einen Bericht: was gelaufen ist, was gehakt hat, was es gespart hat. Kündbar, ohne dass Sie Daten verlieren.
Am Ende haben Sie: jeden Monat einen Bericht, was gelaufen ist, was es gespart hat und was wir geändert haben.
Wer dahintersteht
Wir sind ein Team mit vielen Jahren Erfahrung in der IT und IT-Beratung.
Fünf Fragen vor dem Erstgespräch
Wer diese Fragen für sich beantwortet hat, holt aus der halben Stunde am meisten heraus.
- 01Welche Abläufe laufen bei Ihnen noch von Hand, und wie viele Stunden pro Woche stecken darin?
- 02Wer weiß, wie diese Abläufe genau laufen, und was passiert, wenn diese Person vier Wochen fehlt?
- 03Welche Fristen und Termine dürfen bei Ihnen auf keinen Fall verpasst werden?
- 04In welchen Systemen liegen Ihre Daten, und wer darf sie heute sehen?
- 05Was soll in sechs Monaten anders sein, und woran würden Sie das messen?
Eine halbe Stunde reicht, um zu sehen, ob sich das bei Ihnen rechnet.
Am einfachsten online: Sie wählen einen Termin, wir schicken den Link für ein Online-Meeting, mit dem Werkzeug, das bei Ihnen im Haus läuft. Wenn Ihnen ein Anruf lieber ist, geht das genauso. Sie erreichen direkt Ihren Ansprechpartner, Antwort innerhalb eines Werktags.